Comment faites vous pour ne plus payer d'archivage ?

Bonjour,

De notre coté, les dossiers pour lesquels nous n’avons plus de paie depuis longtemps, nous faisons une sauvegarde complète de notre dossier sur notre serveur et nous supprimons ensuite le dossier de silae.

Cela évite en effet une facturation inutile et si besoin nous n’aurons qu’à remonter la sauvegarde.

Bonne journée.

Merci ! mais là nous sommes facturés sur des dossiers que nous avons encore… 

Nous les avons depuis plus de 3 ans donc nous payons des frais d’archivage pour les années antérieures aux 36 derniers mois. 
Or, je ne vois pas comment “nettoyer” des dossiers qui sont toujours en prod.. ​@SILAE pouvez vous m’apporter une solution svp ? 

Ah oui là il y a un souci. Logiquement ce n’est que les dossiers inactif depuis plus de 36 mois qui sont facturés pour de l’archivage, pas les dossiers actifs.

Non, les dossiers actifs, avec des bull > 36 mois sont bien facturés. Et facturables, si je me fie à mon contrat.

Donc malheureusement, de mon côté, pas d’astuce.

Souscrire la GED permet d’y échapper : donc il faut faire les comptes, pour voir ce qui coûte le moins cher…

Mais si des cabinets ont des solutions, je suis preneuse.

Ah oui nous avons la GED, c’est pour cela que je n’ai rien sur notre facture en effet.

Bonjour,

Il existe une possibilité de supprimer une partie des données du dossier.

Vous pouvez consulter l’aide en ligne suivante : Supprimer des données d'un dossier

Bonjour,

Que nous préconisez-vous pour les dossiers qui changent de prestataire ? (donc qui deviennent inactifs dans notre domaine)

Ya t’il surcoût seulement à partir de 3 ans pour l’archivage ?

Est-ce mieux de les supprimer définitivement de notre domaine (après sauvegarde) au plus vite ?

​@Anthony Petit 

Merci d’avance,

Bonjour,

Si vous n’avez plus l’utilité du dossier et qu’il est transmis en complet à un autre prestataire, il n’est peut être pas utile de le garder dans votre domaine.

Faites une sauvegarde complète au cas où, mais si le dossier est transféré en complet, vous n’aurez normalement plus à intervenir dessus ou ressortir des infos.

Merci Anthony, mais si nous le conservons, y a t’il surcoût ?

Oui, il reste dans le portefeuille et sera soumis aux mêmes règles qu’un dossier normal, même s’il n’y a plus d’activité dessus.

Sauf si vous avez la GED

Bonjour,

En 2026, si on n’a pas pris la GED, l’archivage des bulletins> 36 mois (que ce soit pour dossiers avec bulletins en cours ou non ) est toujours facturé ?

Et le stockage des dossiers à 6 euros n’existe plus non ? 

​@Anthony Petit 

Bonjour Cathy,

Je n’ai pas les détails des facturations, je vous invite à vous rapprocher de votre commercial ou de vous connecter à votre espace partenaire pour avoir les informations concernant la facturation.

Bonjour, le mieux est de faire une sauvegarde quand passage au 36 mois, et ensuite supprimer le dossier. on vient de le faire. simple action et peu couteuse😅

De notre côté, nous supprimons uniquement les dossiers en cessation d’activité ou qui sont partis du cabinet.

Pour les autres dossiers en production ou pas, nous supprimons 1 année chaque année. En 2026, 2022 sera supprimé.

Bonjour 

Cathy@ je me permets de revenir sur votre réponse 

“

De notre côté, nous supprimons uniquement les dossiers en cessation d’activité ou qui sont partis du cabinet.

Pour les autres dossiers en production ou pas, nous supprimons 1 année chaque année. En 2026, 2022 sera supprimé.”

J’ai lu la documentation en ligne. Pour supprimer un dossier complet, c’est ok.

par contre, je n’ai pas trouvé la manipulation à faire pour supprimer une année donc 2022 pour ne pas payer l’archivage bulletins > 36 mois. Pour le moment le cabinet n’a pas souscrit à la GED. Pourriez-vous m’éclairer ? Merci et bonne soirée à tous

Bonjour Denise,

C’est dans Outils - Suppression de données.

Si vous ne l’avez pas, il faudra voir avec l’administrateur pour qu’il vous donne les droits.

Cathy

Pardon de faire le curieux..

Chaque année, vous passez tous vos dossiers, pour supprimer l’année qui dépasse les 36 mois ? 
C’est pas long ???

Et vous conservez une archive partielle, qui est remontable dans le logiciel à loisir ? 

Et avec cette méthode, même si vous ne descendez pas le cout à néant, vous réduisez fortement le cout de l’archivage, genre 80% ?

Je fais pour tous les dossiers ; 10 minutes max

Je ne conserve pas de fichier remontable sur Silae mais je conserve une édition groupée (celle que j’ai créé pour le contrôle URSSAF avec tous les états et bulletins) et je fais Relation client - Archivage du dossier.

Comme l’année est supprimée (actuellement c’est 2022), je n’ai plus de coût d’archivage pour 2022.

Cathy

je vous remercie d’avoir pris la peine de me répondre. Ok en annuel nous avons également un fichier complet en édition groupée et nous faisons l’archivage année par année. Mais je n’ai pas compris comment l’année 2022 ne sera plus disponible et donc non facturable. Je dois rater une étape…

Bonne soirée

Denise,

Avec la suppression des données, les bulletins et DSN avant 2023 n’apparaissent plus donc ne sont pas facturables.

C’est comme si vous aviez commencé les paies en 01/2023 avec la particularité de garder les fiches salariés des salariés sortis avant 01/2023.

Encore merci Cathy, j’ai trouvé une doc “comment supprimer les données”.

Bonne continuation et au plaisir d’échanger